整體佈置會務管理要考慮哪些方面

時間 2023-02-14 22:10:12

1樓:匿名使用者

一、會議的天數。

大部分會議的會期在2~3天,一般較少超過5天(不包括**旅遊時間)。會期長,會議場地面積要大些;會期短,會議場地面積稍小也不會引起人們煩躁。另外,若會議天數較多,如分組會議,可以適當調換會議室,避免與會者對同一場地產生厭倦。

二、會議的型別。

不同型別的會議對場地的要求也不同。講座型會議需要一個講臺,會議室的佈置宜採用劇院式;討論會則可以採用圓桌式,使參會討論者能平等地參與討論,發表意見。

三、會議現場佈置形式和出席人員。

出席會議的人員數量和現場佈置的形式對會議室的選擇有很大影響,劇院式的佈置容納的出席人數最多,而u形結構的容納人數較少。

四、對視聽裝置和講臺的要求。

會議的演講者對於會場的視聽裝置會有特定的要求,如投影機、幻燈機、影碟機等。對於高階別的會議或電視**會議,對視聽裝置和講臺的要求更高。隨著科技的發展,現代化的會議系統越來越被廣泛利用。

五、來自外界的噪音干擾。

在會議室的選擇上,會議現場佈置還需考慮其他噪音的干擾,如會議不要選擇在**廳附近的會議室;培訓性會議的會議室不要靠近**量大的通道;董事會會議應安排在比較僻靜的會議室。

六、避開競爭性團體。

所謂競爭性團體,是指在政治觀點、宗教信仰等方面有較大沖突的團體,或者互為商業競爭對手的企業。在安排會議室時應將競爭性團體分在不同樓層,或者相距較遠的兩個會議室,以避免發生不必要的糾紛。

七、其他事宜。

對於一些有特殊要求的會議,如現場裝置演示會等,對會議場地的要求也較特殊,如地面承重,運輸便利等。還有些會議,如歌舞晚會則對燈光、音響和舞臺有著獨特的要求。

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