如何進行管理,如何進行文件管理

時間 2021-08-11 16:52:26

1樓:鴻博檔案

對於文件的管理,首先要明確檔案分類,檔案界一般把檔案劃分為:文書檔案、科技檔案、專門檔案和音像檔案(或特殊檔案)四個種類。

而檔案分類是一項重要基礎性工作,如果檔案分類不清、組織體系混亂、材料沒有“各歸其位”,整理編目雜亂無序,整理者空耗精力,使用者“怨聲載道”。

科學分類

按照國家標準,如《機關檔案管理規定》、《歸檔檔案整理規則》、《科技類檔案案卷構成一般規則》、《紙質檔案數字化規範》等,進行科學分類、整理,便於查詢、利用。

定責有些單位,沒有專人管理檔案,可以考慮指定某一人,在一定時期內兼管檔案,保證檔案管理的流暢。對於不再兼管時,詳細填寫交接清單,保證接替者,能快速上手適應,減少管理的真空期。

2樓:村裡唯一的希望喲

第1條 檔案管理機構及其職責

1、公司檔案工作實行二級管理,一級管理是指公司綜合管理部的統籌管理;二級管理是指各部門的檔案資料管理工作。

2、綜合管理部檔案管理員負責公司所有檔案資料的統一收集管理,各部門的檔案管理員負責本部門檔案資料的使用管理。

3、檔案管理人員要嚴格執行公司檔案管理規定,認真細緻地做好檔案保管以及利用工作,充分發揮檔案資料的作用。

4、綜合管理部檔案管理員有責任對二級檔案管理工作進行監督和指導,每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。

第2條 歸檔制度

1、凡是反映公司戰略發展、生產經營、企業管理及工程建設等活動,具有查考利用價值的檔案資料均屬歸檔範圍。

2、凡屬歸檔範圍的檔案資料,均由公司集中統一管理,任何個人不得擅自留存。

3、歸檔的檔案資料,原則上必須是原件,原件用於報批不能歸檔或相關部門保留的,綜合部儲存影印件。

4、凡公司業務活動中收到的檔案、函件承辦後均要及時歸檔;以公司名義發出的檔案、函件要留底稿及正文備查。

5、業務活動中涉及金融財稅方面的資料,由財務部儲存原件;屬於人事方面的資料,由人力資源部儲存原件;屬於工程建設方面的,由規劃建設部儲存原件。以上部門應將涉外事務的影印件報綜合管理部備案。

6、由公司對外簽訂的經濟合同,應保留三份原件,綜合管理部儲存一份,財務部及合同執行(或簽訂)部門各儲存一份。特殊情況只有一份原件時,由綜合部儲存原件。

7、在歸檔範圍內的其他資料,由經辦人整理後連同有關資料移交綜合管理部檔案室。部門需要使用的可影印或複製,歸檔範圍外的由各部門自行保管。

第3條 檔案保管制度

1、公司綜合管理部設存放檔案的專門庫房,各部門應根據儲存檔案數量,設定存放檔案的箱櫃,並具備防火、防潮、防蟲等安全條件。

2、歸檔資料要進行登記,編制歸檔目錄。

3、檔案管理員要科學地編制分類法,根據分類法,編制分類目錄;根據需要編制專題目錄,完善檢索工具,以便於查詢。

4、檔案要分類、分卷裝訂成冊,保管要有條理,主次分明,存放科學。

5、庫存檔案必須圖物相符,帳物相符。

6、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料,瞭解利用者的需求,掌握利用規律。

7、根據有關規定及公司實際情況,確定檔案儲存期限,每年年終據此進行整理、剔除。

8、經確定需銷燬的檔案,由檔案管理員編造銷燬清冊,經公司領導及有關人員會審批准後銷燬。銷燬的檔案清單由檔案員永久儲存。

9、嚴格遵守檔案安全保密制度,做好檔案流失的防護工作。

10、凡公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作,方可辦理調動手續。

第4條 檔案借閱制度

1、檔案屬於公司機密,未經許可不得外借、外傳。外單位人員未經公司領導批准不得借閱。

2、借閱檔案資料,須經檔案保管部門負責人批准。閱檔必須在辦公室指定的地方,不得攜帶外出。需要借出檔案的,須經檔案保管部門負責人批准。

3、借閱檔案,必須履行登記、簽收手續。

4、借出檔案材料的時間不得超過一週,必要時可以續借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的,須經分管副總經理批准。

5、借出檔案時,應在借出的檔案位置上,放一代替卡,標明卷號、借閱時間、借閱單位或借閱人,以便查閱和催還。

6、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料,不得任意轉借或影印、不得拆封、損汙檔案,歸還時保證檔案材料完整無損,否則,追究當事人責任。

7、借出檔案材料,因保管不慎丟失時,要及時追查,並報告主管部門及時處理。

8、重要檔案、機密檔案不得借閱,必須借閱的要經分管副總經理同意,必須外借的,由總經理審批。

第5條 二級檔案應根據資料的性質和部門需要,每三年移交一次,必須保留的儘量留影印件,其餘資料交綜合管理部統一儲存。

3樓:百度文庫精選

內容來自使用者:菊香秋

如何更好的進行專案文件管理在文件管理的過程中,需要把握住一些重要的原則和方法,這樣可以讓我們的文件真正

達到我們預期的目的。

文件模板的管理

面對各類紛繁複雜的文件,如果各式各樣,每個人一個風格,不論從美觀性和可讀性上

都會有影響,所以在文件管理中的過程中需要建議一套文件的模板。

在建立文件模板時,需要對一些格式進行要求,需要將一些基本的要素固化到文件模板

中,確保文件需要的內容能夠在文件中體現,例如文件的頁首頁尾、文件變更歷史、文件的

目錄方式、文件的字型等。

在建立文件時,要注意做好文件的分類,各種分類有一個清晰的定義,使用者可以清楚

地知道實際使用時要採用哪種模板。如果是使用共享目錄方式管理文件,需要在一個相對容

易找到的資料夾目錄中存放模板,如果是使用資訊系統方式進行模板管理,最好能夠在首頁

進行一個連線,或者是讓使用者可以快速的搜尋到。在建立分類時,需要含有一個共同類,

或者叫做公用類,因為在實際的使用過程中總是會有一些新的類別出現,也會有一些無法進

行分類的文件,這個時候就可以通過共同類進行管理。

對於文件模板的變更需要能夠做到及時告知使用者,並做好版本管理。

4樓:紹林科技

會博通文件一體化管理軟體瞭解一下

5樓:

可以藉助雲脈紙質文件管理系統,不僅可自動快速實現紙質文件電子化,而且在應對大量文件時,獨有的資料夾列表還可以對文件進行分門別類的有序管理,獨有的排序模式,可按照個人習慣進行排序,隨心所欲全面掌控檔案資源...

6樓:元葉吉勇漢

文件管理就是對檔案檔案的收集,保管,使用以及管理銷燬等等.文件管理通常配合日是清檔案管理工具來進行。

文件管理應該遵守相關的制度.特別是保密制度應該強調.特別是涉及公司機密的檔案.

要建立檔案的全宗,案卷,目錄等.比如以年份來建立宗卷等.要根據檔案的內容性質特點分類,歸檔.

比如檔案可以以其時間歸類,也可以按照事由歸類.具體情況具體分析.然後再使用時要注意相關制度,做好登記工作等.

並且檔案管理應該做到專人管理.並且在使用後做好收集工作.

7樓:sa朱

有文件管理的軟體的.你可以在網上尋找下~

但我看你的表述.是需要做一個關於管理公司的文件吧

而不是做文件管理.

8樓:匿名使用者

要搞好文件管理,首先要知道文件的含義。

對於辦公室管理人員來說,文件實際上是指檔案與檔案,這也是國人比較傳統的認知。

但是,對於計算機人員來說,存放在計算機系統中的資訊都是以檔案為單位儲存的,所以,都稱為檔案或文件,其定義的內涵比較泛。

現在大多數單位已採用計算機軟體系統實現文件管理的自動化、無紙化,也就是大家平常所說的辦公自動化系統(oa)、文件管理系統或檔案管理系統等。

比較有名的辦公自動化系統包括泛微、致遠、藍凌等,但辦公自動化系統的文件或檔案管理功能相對較弱,所以,一般都要採用專門的檔案、知識、檔案管理軟體來管理已流轉完成的檔案,即文件、檔案。比如,會博通綜合知識管理系統,就是一種綜合管理檔案、檔案和知識的管理系統。

採用辦公自動化系統來進行檔案流轉,採用專門的文件管理軟體來進行後續的儲存和利用管理,是現在較為通常的做法。

9樓:風華悽悽

可以直接對文件進行分類管理,可以輕鬆分門別類的管理自己的文件

1星標檔案功能,對重點檔案進行星標標註,方便快速查詢23

10樓:響亮一夏

首先部署一個靠譜的文件管理系統

文件資料承載企業的發展記憶、經驗以及成果,一般管理只停留在個人或部門層面,這些重要的文件會因為員工離職而丟失,因為時間推移而失去記憶,也會因為使用不規範而出現遺失、損壞,更有被惡意擴散導致形成損失的可能。

會博通綜合文件管理系統解決方案

會博通綜合文件管理系統集中統一管理企業內部不同層級、型別的文件資料

會博通綜合文件管理系統文件協同化管理,應用到具體業務中,不再成為“額外工作量”

會博通綜合文件管理系統不限單一地域、單一時間,全面實現移動化應用(多終端、協作、互助)

會博通綜合文件管理系統強大的適應性選件,讓文件管理與應用更具效能

會博通綜合文件管理系統文件安全控制,讓組織的核心競爭力得以安全地傳播與利用

修改回答

11樓:匿名使用者

可以藉助常見的文件管理軟體,從文件的根源開始管理,對文件的全部生命週期進行管理,效率會大大提升。

如何有效的進行專案文件管理

12樓:百度文庫精選

內容來自使用者:菊香秋

如何更好的進行專案文件管理在文件管理的過程中,需要把握住版一些重要的原則和方法,這權樣可以讓我們的文件真正

達到我們預期的目的。

文件模板的管理

面對各類紛繁複雜的文件,如果各式各樣,每個人一個風格,不論從美觀性和可讀性上

都會有影響,所以在文件管理中的過程中需要建議一套文件的模板。

在建立文件模板時,需要對一些格式進行要求,需要將一些基本的要素固化到文件模板

中,確保文件需要的內容能夠在文件中體現,例如文件的頁首頁尾、文件變更歷史、文件的

目錄方式、文件的字型等。

在建立文件時,要注意做好文件的分類,各種分類有一個清晰的定義,使用者可以清楚

地知道實際使用時要採用哪種模板。如果是使用共享目錄方式管理文件,需要在一個相對容

易找到的資料夾目錄中存放模板,如果是使用資訊系統方式進行模板管理,最好能夠在首頁

進行一個連線,或者是讓使用者可以快速的搜尋到。在建立分類時,需要含有一個共同類,

或者叫做公用類,因為在實際的使用過程中總是會有一些新的類別出現,也會有一些無法進

行分類的文件,這個時候就可以通過共同類進行管理。

對於文件模板的變更需要能夠做到及時告知使用者,並做好版本管理。

如何進行績效管理,如何進行有效的績效管理

註冊會計師 評估的方式有鑑定式 面談式 訪問式 觀察式等多種方式,力求獲得較為嚴密的科學的第一手資料材料,作出正確的評判準備。最後經過反覆論證寫出評估報告。即本著對每一個員工負責的態度分析實際資料材料,寫出評估報告,供企業管理層參考。 合易人力資源管理諮詢 下面簡單介紹一下績效管理的流程,希望對您有...

如何進行績效管理,如何進行有效的績效管理

註冊會計師 評估的方式有鑑定式 面談式 訪問式 觀察式等多種方式,力求獲得較為嚴密的科學的第一手資料材料,作出正確的評判準備。最後經過反覆論證寫出評估報告。即本著對每一個員工負責的態度分析實際資料材料,寫出評估報告,供企業管理層參考。 天行健管理諮詢 進行績效管理的方法有哪些 一 做好績效管理前期的...

如何進行成功的績效管理,如何進行績效管理?

天行健管理諮詢 成功績效管理的九項關鍵因素 一 把績效管理定位到完成公司業績和使命的高度並取得最高決策層的支援。想要有力地推進基於公司戰略和公司目標的績效管理,需要整合各種資源,依靠各種力量,必須爭取公司核心決策層的全力支援。也只有當績效管理成為公司戰略和業務目標的有機組成部分,爭取得到最高層的支援...